Un ruolo centrale nell’organizzazione delle registrazioni fu ricoperto dall’Ufficio Stampa e Propaganda del Governatorato Centrale dell’Africa Orientale Italiana. Come parte dell’Ufficio Politico, l’Ufficio Stampa esercitò, fin dall’ingresso delle truppe del generale Pietro Badoglio ad Addis Abeba, il controllo e la gestione del flusso delle informazioni. Ad esempio, supervisionava e approvava i filmati prodotti dall’Istituto Luce o da altre società.

Tutti i dischi della collezione Columbia recano il timbro dell’Ufficio Politico. È probabile che tale timbro rappresentasse una forma di approvazione dei brani registrati e dei temi trattati dagli esecutori. Un’altra possibilità è che indicasse una forma di proprietà, e che quindi le copie esistenti siano proprio quelle conservate dall’Ufficio Stampa. È significativo che siano state rinvenute più copie di due titoli (vale a dire i dischi catalogati come A.I. 605 e 620), tutte conservate insieme in un deposito privato. È probabile che l’Ufficio Stampa detenesse copie promozionali delle registrazioni, destinate all’uso interno o alla distribuzione in occasioni ufficiali. Tuttavia, su questo punto sono ancora necessarie ulteriori chiarificazioni.

In una lettera di accompagnamento datata 4 marzo 1940, l’allora direttore dell’Ufficio Stampa e Propaganda, Ugo Bordoni, inviò a Ugo Giglio, allora direttore del Museo dell’Africa Italiana (1937-1947), diverse copie di dischi registrati in Etiopia. In questa lettera, Bordoni non menzionava l’etichetta discografica, ma identificava i dischi semplicemente attraverso i loro numeri di serie. Da tali numeri si può dedurre che essi non facevano parte della collezione Columbia, ma erano stati pubblicati da altre case discografiche (principalmente Parlophon).

Nella lettera, Bordoni stabiliva le condizioni per l’utilizzo di queste registrazioni: “possono essere utilizzate esclusivamente per ragioni di studio e non altrimenti, poiché il loro contenuto, come si può notare dal riassunto fornito per ciascuna di esse, costituisce un’esaltazione di quello che fu il Negus e degli antichi sovrani d’Etiopia.”
Uno dei dischi inviati al Museo dell’Africa Italiana a Roma conteneva la registrazione di un canto ecclesiastico in geʽez, l’antica lingua conservata nella liturgia della Chiesa ortodossa etiope Tewahedo. Un altro disco – accessibile tramite codice QR – invece, è una registrazione di un canto tradizionale di incitamento e preparazione alla battaglia, eseguito da due artisti identificati come ato Täkle Mängəśtu e ato Mogäs (riportati nella collezione Odeon come ato Tachaele Mangistou e ato Mogha).

La lettera evidenziava le forme di controllo e censura esercitate dall’apparato militare e amministrativo italiano sulle espressioni artistiche locali. Infatti, il potere della comunicazione orale e della musica era ben compreso, come dimostrano le persecuzioni del 1937, e le autorità fasciste non potevano permettere che tale potere fosse diffuso attraverso una registrazione su grammofono.